Über die Vergabe des Willy-Hager-Preises entscheidet der Stiftungsrat der Willy-Hager-Stiftung auf Vorschlag eines Sachverständigenkreises.

Die Vergabe des Willy-Hager-Preises findet jährlich im Rahmen der Jahrestagung der Wasserchemischen Gesellschaft statt, bei dem der/die Preisträger/in das jeweilige Forschungsthema im Rahmen eines Preisträgervortrages vorstellt.